Het UBO-register: alle info voor starters
Als ondernemer of startende vennootschap krijg je vroeg of laat te maken met het UBO-register. Maar wat is dat precies? UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ ofwel de uiteindelijke begunstigde van een onderneming. Het UBO-register is een belangrijk instrument in de strijd tegen witwaspraktijken en belastingontduiking dat werd ingevoerd in het kader van de Belgische antiwitwaswet. In dit artikel leggen we uit wat het UBO-register precies inhoudt, wie zich moet registreren, en welke informatie je nodig hebt om aan de regelgeving te voldoen. Zo kent dit drieletterwoord voor jou binnenkort geen geheimen meer!
Wat is het UBO-register in België?
Wat houdt het UBO-register in?
Het UBO-register is een centrale databank waarin alle uiteindelijk begunstigden (in het Engels ‘Ultimate Beneficial Owners’) van vennootschappen of andere juridische entiteiten geregistreerd staan. Het register werd in het leven geroepen bij de Belgische omzetting van de Europese AML (Anti Money Laundering) richtlijn.
Wat is het doel van het UBO-register?
Het doel ervan is om meer transparantie te brengen in de eigendomsstructuur van juridische entiteiten. Wie is de eigenaar van een bedrijf? Wie haalt economisch voordeel uit een entiteit? Deze vragen zijn van belang in de strijd tegen fraude, het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Wie moet verplicht de UBO-registratie doen?
De meeste Belgische rechtspersonen hebben een wettelijke verplichting om hun UBO’s te registreren bij de FOD Financiën. De juridische entiteiten die in de wetgeving worden genoemd zijn vennootschappen, vzw’s, stichtingen, trusts, fiducieën en gelijkaardige juridische constructies. Dit groepje noemen we ook wel de ‘informatieplichtigen’: zij moeten namelijk bepaalde informatie over hun eigendomsstructuur delen en deze informatie ook jaarlijks bevestigen. Deze termijn start vanaf de oorspronkelijke registratie of de laatste wijziging.
Welke info moet gedeeld worden?
Welke informatie precies gedeeld moet worden en de manier waarop dit gebeurt wordt geregeld in het koninklijk besluit van 30 juli 2018. Per UBO moeten onder meer de volgende zaken vermeld worden:
- Naam en voornaam
- Volledig bedrijfsadres
- Geboortedatum
- Nationaliteit
- Datum waarop de persoon UBO is geworden
- De categorie van UBO waartoe de persoon behoort
Wat is een UBO?
Een UBO is de natuurlijke persoon die de uiteindelijke zeggenschap uitoefent over een organisatie. Er bestaan verschillende categorieën UBO’s, afhankelijk van het type juridische entiteit, de rol die de betrokken persoon vervult en het soort zeggenschap dat deze persoon uitoefent.
In dit artikel beperken we ons tot de vennootschappen. Hierbij onderscheiden we de volgende categorieën van UBO’s:
Eerste categorie
De natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap houden. Als indicatieve ondergrens hanteert men hier vaak een percentage van 25% van de aandelen om snel te kunnen inschatten of iemand een toereikend percentage aanhoudt.
Tweede categorie
De natuurlijke personen die zeggenschap hebben over deze vennootschap via andere middelen. Hier gaat het bijvoorbeeld om het recht om bestuurders te benoemen of te ontslaan.
Derde categorie
Alls geen van de twee hierboven bedoelde personen kan worden geïdentificeerd of als er twijfel bestaat of de geïdentificeerde personen de uiteindelijke begunstigde zijn, zijn de UBO's tot slot de personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel. Denk aan de CEO, bestuurder, zaakvoerder of voorzitter van het directiecomité.
Waar vind ik mijn UBO-register?
Het UBO-register in België is digitaal toegankelijk via het MyMinFin-portaal van de FOD Financiën. Als wettelijke vertegenwoordiger van een onderneming, vzw of andere juridische entiteit kun je hier eenvoudig inloggen met je e-ID of via de Itsme-app. Eenmaal aangemeld, kun je de vereiste informatie over de uiteindelijke begunstigden van jouw organisatie invoeren en bijwerken. Deze informatie moet adequaat, nauwkeurig en actueel zijn. Dit betekent dat informatieplichtigen bij de registratie ook stavende documenten moeten toevoegen die de juistheid van de informatie aantonen. Houd er rekening mee dat je niet alleen de identiteit van de UBO’s moet registreren, maar ook gegevens zoals hun percentage van eigendom of controle.
Wie kan het UBO-register raadplegen?
Alleen bevoegde personen, zoals bestuurders en gemachtigden van bedrijven en juridische entiteiten, hebben volledige toegang tot de gegevens van hun eigen UBO’s. Daarnaast kunnen ook bepaalde andere actoren het UBO-register inkijken. Denk aan bevoegde overheden, sanctieautoriteiten, financiële instellingen of onderzoeksjournalisten.
Buiten de bovenstaande personen is het UBO-register verder niet langer toegankelijk voor het grote publiek. Een gewone “curieuze neus” zal dus niet kunnen opzoeken wie de UBO’s zijn van jouw onderneming. Wie inzage wil in het register, moet namelijk een legitiem belang aantonen. Voor deze partijen is de toegang ook beperkt en zijn enkel basisgegevens zichtbaar.
Hoe kom ik aan een uittreksel van het UBO-register?
Om een uittreksel van het UBO-register te verkrijgen, log je in op de MyMinFin-toepassing van de FOD Financiën. Nadat je bent aangemeld in naam van een onderneming, kies je ‘een entiteit opzoeken’. Hier kun je jouw organisatie opzoeken aan de hand van bijvoorbeeld het ondernemingsnummer. Wanneer je op jouw organisatie klikt, kan je verder navigeren naar de ‘lijst van de uiteindelijke begunstigden’. Om een uittreksel te downloaden, selecteer je de optie ‘afdrukken’.
Hoeveel UBO's kan een onderneming hebben?
Een onderneming kan meerdere UBO’s hebben, afhankelijk van de eigendoms- en controlestructuur. Elke natuurlijke persoon die direct of indirect minstens 25% van de aandelen of stemrechten in handen heeft, wordt beschouwd als een UBO. Als bijvoorbeeld vier aandeelhouders elk exact 25% van de aandelen bezitten, worden zij alle vier als UBO’s geregistreerd. Daarnaast kan een persoon ook als UBO worden aangemerkt als hij op een andere manier controle uitoefent over de juridische entiteit. Het is daarbij ook mogelijk dat een persoon onder verschillende categorieën als UBO kwalificeert. Een maximumaantal UBO’s noemen is onmogelijk, maar het aantal UBO’s varieert dus per onderneming, afhankelijk van hoe de macht en invloed is verdeeld.
Kan een bedrijf geen UBO hebben?
In uitzonderlijke gevallen kan een bedrijf geen directe UBO hebben die voldoet aan de standaardcriteria, zoals het bezit van minstens 25% van de aandelen of stemrechten. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer het eigenaarschap of de controle zo is verdeeld dat niemand significant zeggenschap heeft. Toch zal de onderneming ook in dit geval een of meerdere UBO’s hebben, op basis van een ‘ondergeschikte’ categorie. Zo zal in dit geval bijvoorbeeld een hoger leidinggevend personeelslid, zoals de CEO of bestuurder, als UBO aangegeven moeten worden.
Is een aandeelhouder een UBO?
Niet elke aandeelhouder is automatisch een UBO. Een aandeelhouder wordt pas als UBO beschouwd als hij of zij direct of indirect een toereikend percentage (25%) van de aandelen of stemrechten van de onderneming bezit, of op een andere manier aanzienlijke invloed uitoefent op de besluitvorming. Dit betekent dat kleinere aandeelhouders meestal niet onder de definitie van UBO vallen. Het is echter belangrijk om altijd de eigendomsstructuur van je bedrijf goed in kaart te brengen, zodat duidelijk is wie aan de registratieplicht voldoet. Aandeelhouderschap zegt natuurlijk niet alles! In sommige gevallen kan een kleinere aandeelhouder op een andere manier namelijk wel veel controle of zeggenschap over een bedrijf uitoefenen, bijvoorbeeld omdat hij of zij de CEO is of belast is met het dagelijks bestuur.
Wie is vrijgesteld van het UBO-register?
Sommige organisaties zijn vrijgesteld van de verplichting om hun uiteindelijke begunstigden te registreren in het UBO-register. In België zijn overheidsinstanties en volledig beursgenoteerde ondernemingen vrijgesteld, omdat de eigendomsstructuren van deze entiteiten al voldoende transparant zijn of publiekelijk beschikbaar. Ook dochterondernemingen die direct of indirect voor 100% in handen zijn van een beursgenoteerde onderneming blijven buiten schot van de wetgeving.
Daarnaast is er nog een lijstje met ‘sui-generis‘ juridische entiteiten, die ook niet onder het toepassingsgebied van de wetgeving vallen. Het gaat hierbij over enkele exotische gevallen, zoals autonome gemeentebedrijven, kerkfabrieken, projectverenigingen, speciale fondsen, etc. Niet meteen een lijstje waarvoor veel ondernemers in aanmerking komen dus!
Wat gebeurt er als je geen UBO opgeeft?
Als je geen UBO opgeeft, kan dit leiden tot aanzienlijke boetes en juridische problemen. De Belgische overheid kan een administratieve geldboete opleggen tussen de € 250 tot € 50.000, afhankelijk van de ernst van de overtreding. Recent werden de sanctiebepalingen nog een stukje uitgebreid. Zo is er nu ook een sanctie als de informatieplichtige de informatie over de UBO niet (ten minste) jaarlijks bijwerkt.
Voordat een boete wordt opgelegd, ontvangen de wettelijke vertegenwoordigers in principe wel eerst een herinneringsbrief. In deze brief worden zij uitgenodigd om binnen 30 dagen na ontvangst te worden gehoord. Zo kan een administratieve boete soms op de valreep nog worden vermeden!
Bedrijf oprichten via Bizantium
Een oprichting in 3 stappen
Bizantium verzamelt alle informatie in een intuïtieve flow, genereert de nodige documenten, waaronder het financieel plan, en houdt alle partijen op de hoogte met realtime updates. Wanneer het dossier compleet is, wordt de oprichting met een digitale volmacht voltooid bij de notaris.
- Data verzamelen
- Financieel plan genereren
- Oprichting bij notaris
werkdagen
ondernemingen opgericht
digitaal
jaar ervaring
Klaar voor een vlotte, digitale oprichting?
Plan een gratis call met een startersadviseur
Klaar voor een vlotte, digitale oprichting?
Plan een gratis call met een startersadviseur
Deze al gelezen? Relevante content voor startende ondernemers
Btw nummer behouden?Tips voor een soepele overgang naar vennootschap
De overgang van éénmanszaak naar vennootschap en je huidige btw-nummer – alles wat je moet weten om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen!
Nieuwe NACEBEL-codes: impact op jouw onderneming in 2025
Vanaf 1 januari 2025 worden de NACEBEL-codes opnieuw aangepast. Dit kan gevolgen hebben voor de manier waarop jouw onderneming wordt geclassificeerd.
Fiscaal optimaal loon: de minimum bedrijfsleidersbezoldiging van €50.000
Een van de voorwaarden voor het verlaagd tarief is het toekennen van een minimumbezoldiging van €50.000 per jaar aan een bedrijfsleider.
NL 
EN