Le registre UBO : toutes les infos pour les starters
En tant qu'entrepreneur ou jeune entreprise, vous serez confronté tôt ou tard au registre UBO. Mais qu'est-ce que c'est exactement ? UBO signifie ‘Ultimate Beneficial Owner’ ou, en français, 'Personne réellement bénéficiaire'. Le registre UBO est un instrument important dans la lutte contre le blanchiment d'argent et la fraude fiscale, qui a été introduit dans le cadre de la loi belge anti-blanchiment. Dans cet article, nous expliquons ce qu'implique exactement le registre UBO, qui doit s'y enregistrer et quelles informations vous avez besoin pour vous conformer à la réglementation. Ainsi, ce sigle de trois lettres n'aura bientôt plus de secrets pour vous !
Qu'est-ce que le registre UBO en Belgique ?
Qu'est-ce que le registre UBO ?
Le registre UBO est une base de données centrale dans laquelle sont enregistrés tous les bénéficiaires effectifs (‘Ultimate Beneficial Owners’ en anglais) des sociétés ou autres entités juridiques. Le registre a été créé lors de la transposition par la Belgique de la directive européenne AML (Anti Money Laundering).
Quel est le but du registre UBO ?
Le but est d'apporter une plus grande transparence dans la structure de propriété des entités juridiques. Qui est le propriétaire d'une entreprise ? Qui tire un avantage économique d'une entité ? Ces questions sont importantes dans la lutte contre la fraude, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.
Qui doit effectuer l'enregistrement UBO obligatoire ?
La plupart des personnes morales belges ont l'obligation légale d'enregistrer leurs données d'ayant droit économique ultime (UBO) auprès du SPF Finances. Les entités juridiques mentionnées dans la législation sont les sociétés, les ASBL, les fondations, les trusts, les fiducies et les constructions juridiques similaires. Ce groupe est également appelé les ‘ assujettis à l'obligation d'information ’ : ils doivent en effet partager certaines informations sur leur structure de propriété et confirmer ces informations chaque année. Ce délai commence à partir de l'enregistrement initial ou de la dernière modification.
Quelles informations doivent être partagées ?
Quelles informations doivent être partagées exactement et la manière dont cela se fait sont régis par l'arrêté royal du 30 juillet 2018. Pour chaque BCE, les éléments suivants, entre autres, doivent être mentionnés :
- Nom et prénom
- Adresse complète de l'entreprise
- Date de naissance
- Nationalité
- Date à laquelle la personne est devenue UBO
- La catégorie d'UBO à laquelle la personne appartient
Qu'est-ce qu'un UBO ?
Un bénéficiaire effectif est la personne physique qui exerce un contrôle ultime sur une organisation. Il existe différentes catégories de bénéficiaires effectifs, en fonction du type d'entité juridique, du rôle joué par la personne concernée et du type de contrôle qu'elle exerce.
Dans cet article, nous nous limitons aux sociétés. Nous distinguons ici les catégories d'UBO suivantes :
Première catégorie
Les personnes physiques qui détiennent, directement ou indirectement, un pourcentage suffisant des droits de vote ou des parts sociales de la société. On retient souvent comme seuil indicatif un pourcentage de 25 % des actions afin de pouvoir évaluer rapidement si une personne détient un pourcentage suffisant.
Deuxième catégorie
Les personnes physiques qui contrôlent cette société par d'autres moyens. Il s'agit par exemple du droit de nommer ou de révoquer des administrateurs.
Troisième catégorie
Si aucune des deux personnes susmentionnées ne peut être identifiée ou en cas de doute sur le fait que les personnes identifiées soient le bénéficiaire effectif, les BCE sont enfin les personnes qui appartiennent au personnel de direction supérieur. Pensez au PDG, au directeur, au gérant ou au président du comité de direction.
Où puis-je trouver mon registre UBO ?
Le registre UBO en Belgique est accessible numériquement via le portail MyMinFin du SPF Finances. En tant que représentant légal d'une entreprise, d'une ASBL ou de toute autre entité juridique, vous pouvez vous connecter facilement avec votre e-ID ou via l'application Itsme. Une fois connecté, vous pouvez saisir et mettre à jour les informations requises concernant les bénéficiaires effectifs de votre organisation. Ces informations doivent être adéquates, exactes et à jour. Cela signifie que les personnes soumises à l'obligation d'enregistrement doivent également joindre des pièces justificatives démontrant l'exactitude des informations. Veuillez noter que vous devez non seulement enregistrer l'identité des BCE, mais aussi des données telles que leur pourcentage de propriété ou de contrôle.
Qui peut consulter le registre UBO ?
Seules les personnes autorisées, telles que les administrateurs et les mandataires de sociétés et d'entités juridiques, ont un accès complet aux données de leurs propres UBO. De plus, certains autres acteurs peuvent également consulter le registre des UBO. Il s'agit notamment des autorités compétentes, des autorités de sanctions, des institutions financières ou des journalistes d'investigation.
En dehors des personnes susmentionnées, le registre UBO n'est plus accessible au grand public. Un simple “ nez curieux ” ne pourra donc pas rechercher qui sont les UBO de votre entreprise. Toute personne souhaitant consulter le registre doit en effet démontrer un intérêt légitime. Pour ces parties, l'accès est également limité et seules les données de base sont visibles.
Comment obtenir un extrait du registre UBO ?
Pour obtenir un extrait du registre UBO, connectez-vous à l'application MyMinFin du SPF Finances. Une fois connecté au nom d'une entreprise, choisissez ‘rechercher une entité’. Vous pouvez y rechercher votre organisation à l'aide, par exemple, du numéro d'entreprise. En cliquant sur votre organisation, vous pouvez naviguer vers la ‘liste des bénéficiaires effectifs’. Pour télécharger un extrait, sélectionnez l'option ‘imprimer’.
Combien de BCE à des fins de transparence peuvent-elles être enregistrées pour une entreprise ?
Une entreprise peut avoir plusieurs UBO, en fonction de sa structure de propriété et de contrôle. Toute personne physique détenant, directement ou indirectement, au moins 25 % des actions ou des droits de vote est considérée comme un UBO. Si, par exemple, quatre actionnaires détiennent chacun exactement 25 % des actions, ils sont tous les quatre enregistrés en tant qu'UBO. En outre, une personne peut également être considérée comme un UBO si elle exerce un contrôle sur l'entité juridique d'une autre manière. Il est également possible qu'une personne relève de plusieurs catégories en tant qu'UBO. Il est impossible de fixer un nombre maximal d'UBO, mais leur nombre varie donc d'une entreprise à l'autre, en fonction de la répartition du pouvoir et de l'influence.
Une entreprise peut-elle ne pas avoir d'UBO ?
Dans des cas exceptionnels, une entreprise peut ne pas avoir de bénéficiaire effectif direct répondant aux critères standard, tels que la détention d'au moins 251 % des actions ou des droits de vote. C'est le cas, par exemple, lorsque la propriété ou le contrôle est réparti de telle sorte que personne n'exerce de pouvoir de décision significatif. Toutefois, même dans ce cas, l'entreprise aura un ou plusieurs UBO, sur la base d'une catégorie ‘ subordonnée ’. Ainsi, dans ce cas, un cadre supérieur, tel que le PDG ou un administrateur, devra être désigné comme UBO.
Un actionnaire est-il un UBO ?
Tout actionnaire n'est pas automatiquement un UBO. Un actionnaire n'est considéré comme un UBO que s'il détient, directement ou indirectement, un pourcentage suffisant (25%) des actions ou des droits de vote de l'entreprise, ou s'il exerce d'une autre manière une influence significative sur la prise de décision. Cela signifie que les petits actionnaires ne relèvent généralement pas de la définition de l'UBO. Il est toutefois important de toujours bien cartographier la structure de propriété de votre entreprise, afin de déterminer clairement qui est soumis à l'obligation d'enregistrement. L'actionnariat ne dit bien sûr pas tout ! Dans certains cas, un actionnaire minoritaire peut en effet exercer un contrôle ou une influence considérable sur une entreprise d'une autre manière, par exemple parce qu'il est le PDG ou qu'il est chargé de la gestion quotidienne.
Qui est exempté du registre UBO ?
Certaines organisations sont exemptées de l'obligation d'enregistrer leurs bénéficiaires effectifs dans le registre UBO. En Belgique, les organismes publics et les entreprises entièrement cotées en bourse sont exemptés, car les structures de propriété de ces entités sont déjà suffisamment transparentes ou accessibles au public. Les filiales détenues directement ou indirectement à 100 % par une entreprise cotée en bourse ne sont pas non plus concernées par cette législation.
En outre, il y a une autre liste de ‘sui generis‘entités juridiques, qui ne tombent pas non plus dans le champ d'application de la législation. Il s'agit de quelques cas exotiques, tels que les entreprises municipales autonomes, les fabriques d'église, les associations de projets, les fonds spéciaux, etc. Ce n'est donc pas une liste à laquelle de nombreux entrepreneurs peuvent s'identifier immédiatement !
Que se passe-t-il si vous ne déclarez pas d'UBO ?
Si vous ne déclarez pas d'ayant droit économique (UBO), cela peut entraîner des amendes importantes et des problèmes juridiques. Le gouvernement belge peut imposer une amende administrative allant de 250 € à 50 000 €, en fonction de la gravité de l'infraction. Récemment, les dispositions relatives aux sanctions ont été encore élargies. Il existe désormais également une sanction si la personne tenue à l'information ne met pas à jour les informations sur l'UBO (au moins) annuellement.
Avant qu'une amende ne soit infligée, les représentants légaux reçoivent en principe une lettre de rappel. Dans cette lettre, ils sont invités à être entendus dans les 30 jours suivant la réception. Ainsi, une amende administrative peut parfois encore être évitée de justesse !
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