Een rechtsgeldige factuur maken: tips en voorbeelden
Een correcte facturatie is essentieel voor iedere onderneming, groot of klein. Het opstellen en versturen van een professionele factuur vereist nauwkeurigheid, niet alleen om een goed overzicht te houden van de boekhouding, maar ook om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.
In dit artikel leggen we uit wat een rechtsgeldige factuur juist inhoudt, welke informatie verplicht op een factuur moet staan en hoe je problemen zoals een foutieve factuur of juridische geschillen kunt voorkomen. Daarnaast delen we tips voor het digitaal factureren en verwijzen we naar Peppol, het Europese netwerk voor elektronische facturen. Wens je hier dus meer informatie over? Lees dan zeker verder en neem een duik in de wondere wereld van de facturatie.

Het opstellen van een rechtsgeldige factuur is een essentieel onderdeel van een professionele administratie. Een juiste factuur helpt je niet alleen om betalingen vlot te ontvangen, maar voorkomt ook problemen met de FOD Financiën. Om een factuur rechtsgeldig te maken, moet je rekening houden met een aantal verplichte vermeldingen, zoals het btw-nummer, de factuurdatum en de gegevens van de afnemer. Dit is belangrijk aangezien het anders mogelijk is dat je factuur niet rechtsgeldig is. Daarnaast moeten ook het btw-bedrag en eventuele kortingen correct vermeld worden.
Is een klant verplicht om mijn facturen te betalen?
Een belangrijke vraag die je kunt stellen is: is het nu verplicht dat de klant zijn factuur betaalt? Dit is slechts verplicht wanneer de opgemaakte factuur rechtsgeldig is. Dit betekent dat de factuur aan alle wettelijke regels en eisen moet voldoen.
Het moet dus opgesteld zijn volgens de regels, inclusief alle verplichte vermeldingen. Een klant is wel wettelijk verplicht om een factuur te betalen indien deze voldoet aan alle regels en wettelijke eisen. Een factuur die foutief werd opgemaakt kan door de klant betwist worden, waardoor de betaling vertraagd of in het ergste geval geweigerd wordt.
Zorg er dus zeker voor dat je factuur aan alle regels voldoet. Zo voorkom je juridische geschillen of vertragingen.
Ben je niet zeker of je factuur rechtsgeldig is? Neem contact met ons op en wij zorgen voor een juist opgemaakte factuur die voldoet aan alle vereisten.
Wanneer moet er een factuur opgesteld worden?
Een factuur moet opgesteld worden zodra er sprake is van een transactie tussen een onderneming en een klant waarvoor een betaling verschuldigd is. In België geldt dat je een factuur moet versturen binnen de maand volgend op de levering van de goederen of diensten. Dit staat zo vermeld in het btw-wetboek.
Voor btw-plichtige ondernemers is dit niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een essentieel onderdeel van de btw-aangifte. Zorg er dus voor dat je facturen tijdig verzonden worden om te vermijden dat je een tweede overtreding begaat, wat kan leiden tot zwaardere sancties.
Verschil tussen een offerte en een factuur
Hoewel een offerte en een factuur beide belangrijke documenten zijn in het verkoopproces, hebben ze een andere functie.
Offerte
Een offerte is een vrijblijvende prijsopgave met een overzicht van de diensten of goederen en de bijbehorende kosten. Dit kun je altijd vrijblijvend aanvragen indien je bijvoorbeeld de prijzen van verschillende ondernemingen wil vergelijken vooraleer je beslist. Een offerte hoef je niet in de boekhouding te documenteren aangezien deze niet bindend is zonder formeel akkoord en handtekening.
Factuur
Een factuur is een bindend document dat de verschuldigde btw, het totaal te betalen bedrag en de betalingsvoorwaarden bevat. Bij een factuur ben je dus verplicht om te betalen (lees: rechtsgeldig). Deze wordt vaak opgemaakt na een goedkeuring van de offerte.
Een offerte kan omgezet worden in een factuur na formele goedkeuring door de klant. Een factuur komt wel in de boekhouding in tegenstelling tot een offerte. De offerte kun je wel bijhouden ter referentie en eventuele documentatie voor de gemaakte prijsafspraken.

Wat maakt een factuur rechtsgeldig?
Een factuur is rechtsgeldig als deze voldoet aan de wettelijke eisen. De volgende gegevens moeten altijd op een factuur staan, voor een volledige lijst refereren we ook naar artikel 4 van het KB nr. 1:
- Officiële naam en contactgegevens van je onderneming.
- Het btw-nummer van zowel jouw bedrijf als dat van de ontvanger (indien van toepassing). Particulieren hebben bijvoorbeeld geen btw-nummer.
- Een uniek factuurnummer.
- De factuurdatum en de datum waarop de goederen of diensten geleverd zijn.
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten, inclusief het btw-tarief en de verschuldigde btw.
- Eventuele kortingen, het exclusief btw-bedrag en het totaalbedrag.
- Algemene verkoopsvoorwaarden en betalingsvoorwaarden.
Info die verplicht op een factuur moet staan
Zoals hierboven vermeld, zijn er bijzondere vermeldingen die een correcte factuur compleet maken. Het niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot een administratieve boete. De factuurregels zijn opgesteld door de FOD Financiën om een uniforme standaard te waarborgen.
Zonder naleving van deze zaken kan dit leiden tot de volgende overtredingen:
- Administratieve boetes
- Fouten in de btw-aangifte
- Betwistingen door klanten.
Taal van de factuur
In België geldt dat een factuur opgesteld moet worden in de taal van de regio waarin je onderneming gevestigd is. Voor Vlaamse bedrijven is dit Nederlands, voor Waalse bedrijven Frans en voor bedrijven in Brussel afhankelijk van de voertaal van de klant.
Digitaal facturen maken
Het digitaal opstellen van facturen is eenvoudig en bespaart je veel tijd. Met professionele software kun je gratis facturen downloaden en je facturatieproces automatiseren. Overweeg ook om gebruik te maken van het Peppol-netwerk, een Europees platform voor veilige elektronische facturen.
Digitaal facturen verzenden
Het digitaal verzenden van facturen is niet alleen sneller, maar ook milieuvriendelijker. Zorg ervoor dat de digitale factuur voldoet aan dezelfde eisen als een papieren versie.
Verstuur je factuur bij voorkeur via e-mail met een duidelijke omschrijving in het onderwerp en controleer zeker of deze correct bij de ontvanger aankomt.
Dus of je nu een factuur op papier of digitaal verzendt, de regels blijven hetzelfde!

Hoe betwist je juridisch een factuur op een correcte manier?
Een factuur kan juridisch betwist worden als deze onjuist is of niet overeenkomt met de geleverde diensten. Zorg ervoor dat je bezwaar schriftelijk indient, bijvoorbeeld via e-mail, en vermeld duidelijk waarom je de factuur niet accepteert. Als beide partijen niet tot een akkoord komen, kan een rechtbank uitspraak doen.
Heb je hulp nodig bij het opstellen van een factuur en wil je er zeker van zijn dat dit op een correcte wijze gebeurt? Contacteer ons en wij helpen je graag verder!
Een zorgeloze oprichting via Bizantium
Een oprichting in 3 stappen
Bizantium verzamelt alle informatie in een intuïtieve flow, genereert de nodige documenten, waaronder het financieel plan, en houdt alle partijen op de hoogte met realtime updates. Wanneer het dossier compleet is, wordt de oprichting met een digitale volmacht voltooid bij de notaris.
- Data verzamelen
- Financieel plan genereren
- Oprichting bij notaris
werkdagen
ondernemingen opgericht
digitaal
jaar ervaring

Klaar voor een vlotte, digitale oprichting?
Plan een gratis call met een startersadviseur
Klaar voor een vlotte, digitale oprichting?
Plan een gratis call met een startersadviseur
Deze al gelezen? Relevante content voor startende ondernemers


Total Cost of Ownership – welke bedrijfswagen hoort bij jou?
Een bedrijfswagen lijkt misschien een vanzelfsprekende keuze, maar achter die glanzende nieuwe auto schuilt een complexe berekening.


Nieuw regeerakkoord 2024-2029: wat verandert er voor ondernemers?
Met de komst van het nieuwe regeerakkoord 2024-2029 brengen de federale regering en de nieuwe Vlaamse regering verschillende hervormingen mee.


De rol van het rechtspersonenregister in jouw onderneming
Run je al een vennootschap of denk je eraan om een vennootschap op te starten? Dan is het rechtspersonenregister of kortweg RPR iets waar je niet om heen kan.