Het btw-nummer: wat is het, en wat doe je ermee?
Als jij een eenmanszaak of vennootschap hebt, zal het drieletterwoord btw je waarschijnlijk tot vervelens toe achtervolgen. Belangrijk dus om goed te begrijpen wat het inhoudt en waarvoor een btw-nummer dient! Een btw-nummer is namelijk een essentieel onderdeel voor ondernemers of organisaties die goederen of diensten leveren binnen de Europese Unie.
Het speelt een cruciale rol in het bijhouden van fiscale verplichtingen, het indienen van btw-aangiften, en het onderhouden van zakelijke relaties. Inzicht in het btw-nummer helpt je om fiscaal in control te blijven en mogelijke sancties te vermijden. In dit artikel leggen we uit wat een btw-nummer precies is, waarom het zo belangrijk is en hoe je het correct gebruikt in je bedrijfsvoering.
Voor de snelle beslissers:
Wat is een btw-nummer?
Een btw-nummer is een uniek identificatienummer dat door de Belgische belastingadministratie (ook wel de FOD Financiën) wordt toegekend aan ondernemingen en organisaties die btw-plichtig zijn. Dit nummer wordt gebruikt om btw-transacties te registreren en te rapporteren, zowel nationaal als internationaal. Het is ook noodzakelijk voor het indienen van btw-aangiften, het factureren van klanten en het aftrekken van de voorbelasting. Kortom, het btw-nummer vormt de sleutel tot een correcte btw-administratie en is onmisbaar voor elke ondernemer die binnen de EU actief is.
Wat is btw?
Btw, ofwel de “belasting op de toegevoegde waarde” is dé belasting der belastingen. Met een totale opbrengst van 35 à 40 miljard euro per jaar is dit namelijk veruit de grootste inkomstenbron voor de overheid op het gebied van belastingen. Btw is een belasting op goederen en diensten die uiteindelijk door de eindverbruiker (of consument) economisch wordt gedragen. Bij elke transactie in het productie- en distributieproces wordt in principe wel btw aangerekend, maar enkel de eindconsument voelt de btw dus echt in zijn portefeuille.
De meeste zelfstandigen zijn onderworpen aan de btw. Dat betekent dat je als zelfstandige op elke factuur voor je klanten btw aanrekent. Maar… dit geld mag je dus niet zelf houden. Je int het als het ware als de rechterhand van de overheid, en stort het vervolgens braafjes door aan Vadertje Staat! Hiertegenover staat dat bedrijven de btw die ze zelf hebben betaald op hun aankopen (de zogenaamde voorbelasting) kunnen aftrekken van de btw die ze ontvangen van hun klanten. Zo dienen ze alleen het verschil af te dragen aan de Schatkist.
Hoe werkt btw?
Laat ons dit concreet maken aan de hand van een voorbeeld: een zelfstandige meubelmaker koopt bij zijn leverancier hout voor een prijs van 121 euro inclusief 21% (of 21 euro) btw. Hij maakt vervolgens een tafel en verkoopt deze rechtstreeks aan de eindconsument voor 242 euro inclusief 21% (of 42 euro) btw. De meubelmaker trekt de btw die hij voor het hout betaalde (21 euro) af van de btw die hij bij de verkoop van de tafel ontvangt (42 euro). Het resterende bedrag (21 euro) draagt hij af aan de belastingdienst. Als zelfstandige betaal je dus niet echt btw, het is de eindconsument die in het voorbeeld de volledige 42 euro economisch moet dragen. Voor bedrijven met veel transacties kan de btw behoorlijk complex zijn, maar gelukkig biedt gespecialiseerde software een eenvoudige manier om je boekhouding nauwkeurig en efficiënt te voeren.
Btw-plicht: voor wie en waarom?
Ben jij een starter, kleine zelfstandige of heb je een bloeiende KMO? Dan is de kans groot dat je met btw te maken krijgt. Elke in België gevestigde onderneming moet zich namelijk registreren voor btw als ze btw-belastingplichtige is. Maar voor wie geldt de btw-plicht nu precies? Een Belgische (of buitenlandse) onderneming is btw-plichtig wanneer zij goederen of diensten levert die in het btw-wetboek omschreven zijn. Verder moeten de volgende voorwaarden vervuld zijn:
- De economische activiteit moet op regelmatige basis en op zelfstandige basis worden verricht.
- Met of zonder winstoogmerk. Jawel, ook een VZW kan aan de btw onderworpen zijn!
- Hoofdzakelijk of aanvullend. Ook voor bijkomende activiteiten kan je dus aan de btw onderworpen zijn.
- En tot slot, ongeacht op welke plaats de economische activiteit wordt uitgeoefend.
Een hele boterham aan voorwaarden, maar vergis je niet: in de praktijk zijn deze voor de meeste eenmanszaken en vennootschappen allemaal vervuld. Kort samengevat is elke onderneming die op regelmatige en zelfstandige basis economische activiteiten verricht en inkomsten verwerft onderworpen aan de btw. Slechts een beperkte groep vennootschappen en eenmanszaken met specifieke activiteiten ontsnapt aan de btw-plicht. Zij moeten dan ook geen btw aangeven en dus ook geen btw-nummer aanvragen bij de btw-administratie. Uiteraard kan het als btw-plichtige onderneming toch de moeite lonen om het dikke btw-wetboek even te doorploeteren, want misschien kom jij wel in aanmerking voor een specifieke vrijstellingsregeling!
Kan je vrijgesteld worden van btw?
Hoewel je als ondernemer in principe btw-plichtig bent, kan het zijn dat je in de praktijk vrijgesteld bent van btw. Er zijn twee belangrijke situaties waarin jouw onderneming kan genieten van een btw-vrijstelling:
Vrijgestelde activiteiten
Als je bedrijf uitsluitend activiteiten uitvoert die door de wet vrijgesteld zijn van btw, hoef je geen btw aan te rekenen. Het gaat hier bijvoorbeeld om bepaalde medische, socio-culturele, en financiële diensten. De vrijstellingen zijn vaak gebonden aan specifieke voorwaarden, zoals erkenning door de overheid of het ontbreken van een winstoogmerk. Als je zowel vrijgestelde als belaste activiteiten uitvoert, moet je alleen btw aanrekenen over de belaste activiteiten. Voorbeeld: de zorg van bepaalde vrije beroepen zoals o.a. een arts, een diëtist, een tandarts en een kinesitherapeut is in België in het algemeen vrijgesteld van btw.
Btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen
Als het jaarlijks omzetcijfer van jouw onderneming minder dan 25.000 euro bedraagt, kan (dus niet, moet) je aanspraak maken op de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen. De vrijstelling geldt voor alle ondernemingsvormen (eenmanszaak, vennootschap, etc.). Let wel op: bepaalde sectoren zijn van deze regeling uitgesloten. Voorbeeld: de zorg van bepaalde vrije beroepen zoals o.a. een arts, een diëtist, een tandarts en een kinesitherapeut is in België in het algemeen vrijgesteld van btw.
Een belangrijk voordeel van de btw-vrijstelling is dat je een stuk minder administratieve rompslomp hebt. Je hoeft geen btw af te dragen aan de fiscus en moet dus ook geen btw-aangifte indienen. Elke medaille heeft natuurlijk wel een keerzijde… De meeste ondernemingen die van btw vrijgesteld zijn, mogen namelijk ook geen btw in aftrek brengen. Hierdoor worden de aankopen van je onderneming dus ook een stukje duurder.
Hoe ziet een btw-nummer eruit in België?
Het btw-nummer is opgebouwd uit dezelfde 10 cijfers als je ondernemingsnummer, met de toevoeging van de letters ‘BE’ aan het begin. Bijvoorbeeld: BE1234.567.891.
Is een ondernemingsnummer hetzelfde als een btw-nummer?
Hoewel het ondernemingsnummer heel sterk lijkt op het btw-nummer, zijn het toch twee verschillende dingen. Wanneer je een bedrijf opricht, moet je dit allereerst inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Na deze inschrijving krijg je een ondernemingsnummer toegekend. Het ondernemingsnummer fungeert als een soort naamkaartje. Je hebt het nodig omdat klanten, leveranciers en overheidsinstanties jouw onderneming moeten kunnen identificeren. Je moet je ondernemingsnummer dan ook vermelden op officiële documenten zoals brieven, bestelbonnen en facturen.
Wanneer je onderneming btw-plichtig is, kan je het ondernemingsnummer vervolgens activeren voor btw-doeleinden. Dit kan je makkelijk zelf doen via de website van de FOD Financiën. Uiteraard kun je er ook voor kiezen om een derde partij in te schakelen, zoals een boekhouder of een erkend ondernemingsloket.
Hoe controleer je snel en eenvoudig de geldigheid van een btw-nummer?
Belgische ondernemingen kan je makkelijk terugvinden via de Public Search van de Kruispuntbank van Ondernemingen. Wil je bijvoorbeeld het btw-nummer van klanten of leveranciers opzoeken? Dan kan je via deze databank zoeken op bedrijfsnaam, adres of zelfs op activiteit. Verder kan je er voor elke onderneming heel wat bedrijfsgegevens terugvinden, zoals de rechtsvorm, contactgegevens, bestuurders, statuten, de gepubliceerde jaarrekeningen, en nog veel meer! Wil je geldigheid van een btw-nummer binnen de Europese Unie controleren? Gebruik dan de toepassing ‘VIES’ van de Europese commissie.
Hoe vraag je een attest van geldigheid aan via MyMinfin?
De btw-gegevens van een onderneming controleren via MyMinfin? Dat is kinderspel! Log in op MyMinfin en ga naar ‘Mijn interacties’. Selecteer onder ‘Mijn aanvragen van attesten’ de optie ‘Geldigheid van een Europees btw-nummer controleren’. Je kan het btw-nummer meteen invoeren of – als je bijvoorbeeld meerdere ondernemingen wilt controleren – een CSV-bestand opladen. Hierna ontvang je een attest met alle gecontroleerde nummers. Het document verschijnt in MyMinfin en als je meldingen hebt ingeschakeld, ontvang je ook een bericht rechtstreeks in je eBox Enterprise. Werk je bij een bedrijf? Zorg ervoor dat je de juiste rol hebt in ‘Mijn eGov-rollenbeheer’. Ben je mandataris? Dan moet jouw onderneming een actief btw-mandaat hebben en jijzelf de bijbehorende bevoegdheden.
Je btw-nummer aanvragen
Als Belgische ondernemer moet je een btw-nummer aanvragen om te kunnen factureren en voldoen aan je fiscale verplichtingen. Dit doe je bij je lokale ondernemingsloket of via een accountant. Een tijdige aanvraag voorkomt boetes en zorgt ervoor dat je vlot van start kan gaan met je activiteiten.
Je btw-nummer aanvragen: hoeveel kost dat?
Je kan je btw-nummer onmiddellijk regelen samen met de opstart van je zaak, dus samen met je inschrijving in de KBO. De kosten zien er meestal als volgt uit:
Inschrijving in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (ondernemingsnummer activeren): 105,50 euro.
Activatie btw-nummer: 60 euro.
Een onderneming oprichten via Bizantium
Een oprichting in 3 stappen
Bizantium verzamelt alle informatie in een intuïtieve flow, genereert de nodige documenten en houdt alle partijen op de hoogte met realtime updates. Wanneer het dossier compleet is, wordt de oprichting met een digitale volmacht voltooid bij de notaris.
- Data verzamelen
- Documenten genereren
- Oprichting bij notaris
werkdagen
ondernemingen opgericht
digitaal
jaar ervaring
Klaar voor een vlotte, digitale oprichting?
Plan een gratis call met een startersadviseur
Klaar voor een vlotte, digitale oprichting?
Plan een gratis call met een startersadviseur
Deze al gelezen? Relevante content voor startende ondernemers
De Reprobel aangifte anno 2024: izili by reprobel
Heb je recent deze brief in de bus gekregen? Na de oprichting ontvangt elke ondernemer een brief van Reprobel met een verzoek tot betaling van
Een bv oprichten in 5 stappen
Om een besloten vennootschap op te richten heb je 3 zaken nodig: de nodige juridische en financiële documenten, een professionele bankrekening, en een (al dan
Een vennootschap oprichten
Vooraleer je aan de slag kan als zelfstandige, moet je een onderneming oprichten. In grote lijnen heb je twee keuzes: met een éénmanszaak starten of
NL 
EN